大分市葬斎場の火葬・式場の予約システムが変わります！｜私たちのご葬儀

大分市葬斎場の火葬・式場の予約システムが変わります！

2021年3月25日｜14:40

大分市葬斎場の予約システム説明会にいってきました。

大分市には大分市葬斎場（竹中）と佐賀関火葬場の２つの火葬場があります。
大分市で火葬する場合、大分市役所に死亡届と火葬申請書を提出して火葬予約を申請します。
これまでは申請書類を窓口に受理されて初めて予約が確定するという流れでした。
1日の火葬受入件数にも制限がある上、混み合っている時期には窓口まで行ったのに、
「火葬が取れない」ということも多かったです。
火葬予約ができないと当然に日延べとなります。
宗教者や地域の方とも調整した上で通夜と葬儀告別式の日程が決まるので、
再調整は簡単ではありません。
「早いもの順」は担当者にとっては非情でした。

葬祭業に転職した10年前、業者会議でオンライン予約が議題になりましたが、
市役所の回答は「予算の都合で難しい」と言われました。
そのため、宗教者とのお打ち合わせの時点では日程が確定しない旨をご理解いただいたり、
改めて決まった日程のご案内に走ったりする状況が随分と長く続きました。

それが2021年4月1日から大分市葬斎場予約システムが導入され「オンライン予約」が
可能になります。
先ほど事業者会議に参加してきました。

今回の変更点は葬祭事業者だけでなく、火葬場を利用されるご遺族・ご会葬者にも
必要な情報なのでご紹介させていただきます。
おそらく運用が始まる前には市のホームページや市報などで市民の方に向けた
ご案内があるとは思いますので、詳しくはそちらをご覧ください。

今回、火葬場の施設予約システムを導入する目的としては
「施設予約の迅速化や火葬時間帯の平準化、斎場利用の円滑化」があるようです。
1日の火葬件数は大分市葬斎場が20件、佐賀関が４件までになるとのこと。
火葬の受入時間は9時30分から15時30分で30分間隔になります。

施設予約に関しては事業者ごとにIDとパスワードを割り振ってもらっているので、
ファインの式場（判田台会館・備庵）が予約を代行いたします。
実際は枕経など日程のお打ち合わせ時に火葬場の空き状況を確認しながら、
ネットで施設予約をします。
この段階では「仮予約」のような扱いのようです。
ネット予約が完了したら、私たちが大分市役所の窓口に行き、
死亡届・火葬許可申請し、火葬許可証を受け取ります。
これで晴れて「予約完了」です。
その後、火葬日までに葬斎場窓口に火葬許可証兼火葬室使用許可証を提出し、
使用料を支払い、領収書を受け取ります。
そして、最後に火葬終了後、火葬済証明書を受け取るのが一般的な流れです。

これらの手順は、ご遺族さまにしていただくことに変更点はありません。
今日の説明会でご家族に関係する大きな変更点は「前日16時までに翌日の火葬予約を完了しなければならない」ということです。
これまでは翌日の17時30分までに火葬申請書類を市役所窓口に提出すれば受理してもらえていました。
夕方や夜間に入った火葬予約の対応は火葬場職員さんも大変だったと思います。
住民に対する行政サービスとはいえ、対応するための負担も容易に想像できます。
ですので、ご家族や宗教者さまには「亡くなられた時間」と「火葬の空き状況」だけでなく、「火葬予約の締め切り時間は前日16時」とご理解いただくよう、私たちも周知してまいります。

私も会議の中で１点質問とお願いをお伝えしましたが「火葬料支払いのタイミング」、
「霊柩車を停める場所」、「サーバーメンテナンス時の対応」、
「予約締切時間と手続時間のタイムラグで予約取り消しになるのか」など
他の事業者さんからの質問も多くありました。
数年ぶりに会議に参加したのですが、私が知る限り一番質疑が多かったです。
１週間後には運用が変わり、新システムに移行することになります。
各社ご遺族に正確な説明をするため、疑問を解消しようという感じでした。

今後も運用しながら、より良いご提案ができるよう努めます。